Belge Yönetim Sistemi

KVKK Aydınlatma Metni

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla hazırlanmıştır.

1. Veri Sorumlusu

Jilbent markası, işbu belgenin yayımlandığı tarih itibarıyla bir gerçek kişi (şahıs işletmesi) tarafından işletilmektedir; ticari unvan tescili tamamlandığında bu bölüm güncel tüzel kişilik bilgileriyle (unvan, MERSİS/vergi no, adres) değiştirilecektir. Kişisel verileriniz, aşağıda açıklanan amaçlar doğrultusunda veri sorumlusu sıfatıyla işlenmektedir. Güncel iletişim bilgilerine web sitemizin iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.

2. İşlenen Kişisel Veriler

Kimlik bilgileri: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, vergi numarası — bunlar yalnızca sizin (Üye) hesap bilgileriniz değil, Platform üzerinden yüklediğiniz evraklarda (vekaletname, azilname, noter evrakı, araç satış sözleşmesi, kat mülkiyeti/kat malikleri kayıtları vb.) yer alan, Üye'nin kendi müşterilerine/muhataplarına ait kimlik bilgilerini de kapsayabilir.

İletişim bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, şirket adresi.

Hesap ve işlem bilgileri: Kullanıcı adı, şifreli giriş verileri (bcrypt ile hash olarak saklanır, düz metin olarak tutulmaz), iki faktörlü doğrulama (2FA) bilgisi (etkinleştirilmişse), platform üzerinde gerçekleştirilen işlem kayıtları.

Belge verileri: Platform aracılığıyla yüklenen ve yönetilen belgelerde yer alan tüm veriler (yalnızca belge yönetim hizmeti kapsamında, hizmetin ifası amacıyla saklanır).

Finansal veriler: Fatura ve ödeme işlemlerine ilişkin bilgiler (Stripe üzerinden güvenli şekilde işlenir; kart bilgileri tarafımızca saklanmaz; Parasüt entegrasyonu üzerinden yasal e-fatura verileri işlenir).

Teknik veriler: IP adresi, tarayıcı türü, işletim sistemi, oturum süresi, giriş/çıkış kayıtları.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amacı

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Üyelik kaydı, kullanıcı hesabının oluşturulması ve kimlik doğrulama,

• Belge yönetimi, takibi, OCR ile metinleştirme ve dijital arşiv hizmetlerinin sunulması,

• Abonelik, fatura ve ödeme süreçlerinin yönetimi,

• SMS ve e-posta yoluyla güvenlik doğrulaması ile bildirim gönderilmesi,

• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (e-fatura, vergi, denetim vb.),

• Müşteri desteği ve şikâyet yönetimi,

• Kötüye kullanımın tespiti, güvenlik olaylarının incelenmesi ve platform güvenliğinin korunması,

• Hizmet kalitesinin iyileştirilmesi.

4. Hukuki Dayanaklar

Kişisel verileriniz KVKK Madde 5 kapsamında aşağıdaki hukuki dayanaklar çerçevesinde işlenmektedir:

• Sözleşmenin ifası: Üyelik Sözleşmesi'ndeki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Açık rıza: Ticari elektronik ileti ve pazarlama faaliyetleri için,

• Hukuki yükümlülük: Vergi mevzuatı, e-fatura zorunlulukları ve denetim süreçleri,

• Meşru menfaat: Platform güvenliği, dolandırıcılık/kötüye kullanım önleme ve hizmet geliştirme.

5. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar (Veri İşleyenler)

Hizmetin sunulabilmesi için kişisel verileriniz, sınırlı ve amaçla bağlantılı şekilde aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Stripe Inc.: Ödeme/abonelik işlemleri.

• Parasüt: Yasal e-fatura düzenleme yükümlülükleri.

• Netgsm: SMS ile güvenlik doğrulaması ve bildirim gönderimi.

• E-posta gönderim altyapısı (SMTP sağlayıcı): Bildirim ve hatırlatma e-postalarının iletilmesi; kullanılan sağlayıcı operasyonel tercihe göre değişebilir.

• Bulut tabanlı OCR sağlayıcıları (şarta bağlı): Platform varsayılan olarak evrak üzerindeki metni, üçüncü bir tarafa veri göndermeden, sunucumuz üzerinde çalışan yerel bir motorla okur. Hizmet sağlayıcı tarafından bulut tabanlı bir OCR sağlayıcısı (OCR.space, Microsoft Azure AI Vision veya Google Cloud Vision) etkinleştirilmesi hâlinde, yalnızca o sırada işlenen evrak görüntüsü, metne çevrilmek amacıyla ilgili sağlayıcıya iletilir.

• Depolama altyapısı sağlayıcısı (şarta bağlı): Evrak dosyalarınız, işbu belgenin yayımlandığı tarih itibarıyla Türkiye sınırları içindeki sunucularımızda saklanmaktadır. İleride bulut tabanlı bir depolama altyapısına (yurt içi veya yurt dışı) geçilmesi hâlinde bu politika güncellenecek ve gerekiyorsa KVKK m.9 kapsamındaki aktarım süreçleri (açık rıza veya uygun güvence mekanizmaları) işletilecektir.

• Üye'nin kendi tercih ettiği depolama sunucusu (tamamen Üye'nin seçimi): Üye, Platform ayarlarından isteğe bağlı olarak kendi FTP/SFTP/S3/WebDAV uyumlu sunucusunu bağlayıp evraklarını Jilbent altyapısı dışında saklamayı seçebilir. Bu durumda veri aktarımının hedefini, güvenlik düzeyini ve konumunu bizzat Üye belirler; bu seçimden kaynaklanan veri aktarımları Üye'nin kendi sorumluluğundadır (bkz. Üyelik Sözleşmesi).

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Yasal yükümlülük doğan hallerde.

Verileriniz, açık rızanız olmaksızın yukarıda belirtilenler dışında üçüncü taraflarla paylaşılmaz veya satılmaz.

6. Platform İçi Erişim

Hesabınızdaki evraklara normal şartlarda yalnızca siz ve yetkilendirdiğiniz alt kullanıcılar erişebilir. Bununla birlikte, Hizmet Sağlayıcı'nın sistem yöneticisi (admin) yetkisine sahip sınırlı sayıda yetkili personeli; teknik destek, güvenlik olayı incelemesi, kötüye kullanım tespiti veya yasal/düzenleyici bir yükümlülüğün yerine getirilmesi amacıyla, gerektiğinde hesabınızdaki evraklara teknik olarak erişebilir. Bu erişim yalnızca belirtilen amaçlarla sınırlıdır ve genel/rutin bir izleme teşkil etmez.

7. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili yasal saklama yükümlülükleri (vergi, muhasebe, e-fatura mevzuatı vb.) çerçevesinde saklanır. Hesap kapatma/silme talepleri Üyelik Sözleşmesi'nde açıklanan usule göre işleme alınır; Platform üzerinden bilerek ve isteyerek sildiğiniz münferit evraklar ise anında ve kalıcı olarak silinir, bu konuda bir geri getirme/kurtarma imkânı sunulmaz.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)

KVKK kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

• Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme,

• KVKK Madde 7'de öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,

• Yapılan işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme.

9. Başvuru Yöntemi

Haklarınızı kullanmak için yazılı başvurunuzu kvkk@jilbent.com adresine iletebilir ya da platformdaki hesap ayarları sayfasını kullanabilirsiniz. Başvurularınız KVKK'da öngörülen süreler içinde (en geç 30 gün) sonuçlandırılır.